今週に入ってから冬の到来を感じる日が続いています。
インフルエンザも既に流行の兆しを見せているようなので、
体調管理にも気を付けていきたいところです。
そんな中、弊社ではようやくクラウドシステムを導入しました。
コロナ禍からタイミングを逃し続け、事務方としては待ちに待った導入となりました。
今回、弊社で採用したのは「サスケWorks」というシステムです。
今流行りのノーコードで各種アプリが作成できるという優れもの。
ノーコードやアプリの説明はCMやネット記事でたくさん紹介されていますので、
今回の記事では基本用語やクラウドサービスの概要説明は割愛し、
サスケWorksが実際どのように社内で活用されているのか？をご紹介します。
（サスケWorksに興味がある方は
こちらの記事をご参考くださいませ）。
◆導入の背景
これまで個人の予定はホワイトボードで管理していましたが、
急な予定変更や書き忘れ・伝え忘れなどが多々発生し労務の頭を悩ませていたため、
まずは何より「個人のスケジュールの把握」を目指して導入を決定しました。
◆なぜサスケWorksにしたのか？
今や星の数ほど…とまでは言いませんが、実に多くのクラウドサービスが溢れている中で
サスケWorksを選んだ一番の理由は「帳簿出力」に対応していたためです。
この機能は、あらかじめExcelで作成しておいた見積書や請求書等のテンプレートを
アプリに登録しておくことで、その形式に沿った形で帳簿が作成できるというものです。
Wordの差し込み文書機能の上位互換…みたいなイメージでしょうか。
日々の見積書や請求書の発行自体はそこまで重たい業務ではありませんが、
それが一日数十件もあったり、発行する書類の種類も発注書や注文書、納品書、領収書など
多岐にわたると中々に手間がかかるもの。
そんな問題を解決してくれるのが帳簿出力機能です。
◆主に使っている機能
まずは何といってもスケジュール機能です。
ホワイトボードで管理していた頃とは比べ物にならないくらい管理が楽になりました。
次いで使用率が高いのがリマインダー機能です。
建設業界あるあるですが、現場の作業員たちは保有している資格がとても多いので、
免許・ライセンスの更新通知をしてくれるリマインダー機能を重宝しています。
今までは事務方が全員分チェックして、更新日が近くなると声をかけていたのですが
リマインダー機能を使うことで社員たちも「いつ免許の更新を行うのか」を
自分で把握できるようになり、更新手続きや受講日等の段取りを組むことができるようになりました。
◆これから使っていきたい機能
システム管理者での目線になりますが、サスケWorksはノーコードツールでありながら
コードが使える（！）という、非常に自由度の高いシステムとなっているため、
今後はコードも習得して、より実際の業務に則したアプリを作っていきたいです。
◆社内での評価
スケジュール管理ができるようになったことで、これまで頻発していた
「言った言っていない」「聞いた聞いていない」問題が起こらなくなり、
管理側・作業者側双方のストレスが無くなりました。
特に作業者たちは外出先で他の人の予定を見ることができるようになり、
出先であってもスムーズに連携が取れるようになったようです。
まだ使い始めて数週間なので目立った機能しか使えていませんが、
これを機に、今まで人力で対処していた業務内容も洗い出して
サスケで対応できそうな部分については徐々にシフトしていきたいと思います。
みなさまも社内で様々なクラウドサービスを使っているかと思いますので、
もし弊社にお越しいただいた際には、どんなサービスを使用されているか
参考までにご教示いただければ幸いです。
▼参考資料
「
サスケWorks - 誰でも作れるノーコード業務アプリ」（サスケWorks）
